¿Controlas tus gastos?

By 13 febrero, 2017Blog
margen de beneficios

A la hora de medir el resultado de una actividad, todos tenemos presente que la empresa juega con una única ecuación: Beneficio = Ingresos – Gastos. Es decir, sólo tenemos dos variables sobre las que actuar, los ingresos y los gastos. Si los ingresos no crecen suficientemente, si los gastos superan nuestras previsiones sin control o disponemos de una estructura demasiado costosa, es más que probable que terminemos afrontando importantes problemas financieros, o simplemente que nuestro negocio no arroje las cifras de rentabilidad esperadas. El control de los gastos es, por tanto, un arma esencial en la mejora de nuestras finanzas.

Muchas veces las empresas actúan siguiendo hábitos y costumbres que vienen de atrás, sin cuestionarse nada y dando por sentado que nada se puede hacer para reducir los costes que soportan. Sin embargo, una actitud crítica, de permanente análisis y cuestionamiento de pautas establecidas, nos puede ayudar a reducir gastos en cantidades que nos resultarán mucho mayores de lo que inicialmente hubiéramos pensado.

Cuando iniciamos una actividad existe una actitud consciente de ahorro, dado que los ingresos aún son bajos y necesitamos reducir los desembolsos para evitar vernos con un lastre económico difícil de soportar. Sin embargo, según transcurre el tiempo tendemos a relajar ese control, a centrarnos en otras cosas (darnos a conocer, promocionar nuestra marca, captar clientes…). Por otro lado, según crecemos vamos necesitando una estructura más cara (maquinaria, equipos, personal, vehículos…) que nos obliga a dedicar tiempo y recursos a atenderla, olvidando muchas veces las más elementales tareas de gestión. Por ello es necesario ese análisis reflexivo del que antes hablábamos, centrado en censurar nuestra estructura, cuestionarnos si los gastos soportados son absolutamente necesarios y si podemos reducirlos sin ver afectada nuestra capacidad de generar ingresos.

Para realizar un análisis eficaz de nuestra estructura de gastos es imprescindible disponer de los datos que nos facilita la contabilidad, establecer comparativas con años anteriores, elaborar un presupuesto y realizar un permanente seguimiento de sus partidas, analizando las variaciones y preguntándonos continuamente los motivos por los que se producen.

Sabemos que hay gastos muy evidentes, fáciles de analizar, y otros que no lo son tanto. Por ello es necesario afrontar el análisis con espíritu crítico, con el afán de cuestionárselo todo.

Como he dicho, el análisis de los gastos implica realizar un chequeo completo, sin dejar nada fuera. Habrá que analizarlos con detenimiento, de forma metódica, conociendo cada partida que se gasta y porqué se gasta. Compara los gastos de dos ejercicios sucesivos, calcula las variaciones experimentadas y analízalas, una por una. Si los gastos han crecido debemos saber por qué, buscar explicaciones; y si se han reducido, también debemos analizar en qué medida lo han hecho y cuáles son las causas que han propiciado ese descenso.

Importante: no pierdas nunca de vista tus objetivos. Cuando surge la duda de si tal o cual gasto es necesario o resulta prescindible, analízalo en relación a tus objetivos y plantéate si alcanzarías esos objetivos sin realizar el gasto. Si la respuesta es que sí, probablemente ese gasto no se justifica.

Aquí tienes algunas pautas básicas del análisis:

  1. Grandes partidas de gastos. Los capítulos más elevados suelen ser los que más ahorro facilitan. El conocido Principio de Pareto (economista y sociólogo del S XIX) planteaba que el 80% de la riqueza procedía del 20% de la población; en el mundo empresarial se acepta, en términos generales, que el 80% de nuestros beneficios procede del 20% de nuestros clientes; por extensión, la mayoría de nuestros gastos procede de unos pocos capítulos… Y ciertamente es así: analiza lo que gastas en salarios y en compras, pues estas partidas concentran normalmente el 75-80% de los gastos totales. Aunque eso no quiere decir que deban ser los únicos a examinar. Cuestiónatelo todo.
  2. Busca ayuda interna. Pregunta a los que te rodean. A veces nos resulta complicado conocer cada partida de gasto que soportamos, por lo que no debemos olvidar que el personal más cercano a su origen puede ayudarte a localizar desviaciones o evidenciar costes innecesarios. La confianza en tu personal te ayudará a mejorar.
  3. Habla con tus proveedores. No debemos tener en cuenta únicamente el coste de los productos, porque también es esencial el tema de logística, la gestión de los inventarios, etc. Para optimizar tu gestión, pídeles ayuda; diles que necesitas ajustar tus costes y que cuentas con su colaboración; negociar con ellos puede ayudarte a mejorar precios, plazos de entrega, condiciones de pago, etc.; si no lo logras con tus proveedores actuales, abre el abanico, analiza ampliar tu círculo de suministradores buscando alternativas. Eso sí, cuando negocies recuerda que ambos debéis obtener beneficios de vuestra relación.
  4. Habla con tus clientes, ajusta tu oferta. A veces tendemos a producir bienes o prestar servicios con unos niveles de calidad que el mercado no demanda. La calidad no percibida supone un sobrecoste muy alto, que puede suponernos importantes quebrantos económicos. si es así, ajusta tu ciclo productivo para eliminar de tu portfolio lo que el mercado no demanda.

Para terminar, no pierdas de vista que reducir costes es muy importante, pero no puedes permitirte el lujo de que una merma de calidad en tus productos o servicios te haga perder ventas; recuerda siempre la ecuación inicial, de nada sirve reducir gastos si la consecuencia es que se reducen los ingresos.

 

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