Hace poco intercambiaba con un compañero de la universidad, gran profesional, algunas experiencias del pasado relacionadas con la gestión de las ventas en las pymes. 
Recordábamos una empresa en concreto, cuya política comercial se centraba en vender, vender y vender, sin importar mucho las consecuencias, sin tener muy claros los números, siguiendo la premisa única de que hay que firmar contratos a cualquier precio. Lamentablemente es así en muchas empresas: vamos a conseguir el contrato, y luego veremos cómo lo hacemos rentable. El riesgo era evidente: en muchas ocasiones no se lograba!.
Tremendo error el de las empresas que operan bajo este prisma. Cuando no tienes tus cifras claras, cuando desconoces tus costes o no los consideras en su totalidad, vender puede convertirse en una temeridad y, con el tiempo, en la ruina de tu empresa. Cuando la presión hacía que los precios los marcase el comprador, mi respuesta era siempre la misma: que se lo venda otro, así hundirán a mi competencia, no a mí!
Antes de presupuestar un trabajo debes tener claros todos y cada uno de tus costes, tanto fijos como variables. Debes conocer, o al menos estimar, el impacto que un contrato tendrá sobre tus cuentas. Y debes hacer un seguimiento exhaustivo del presupuesto, controlando de forma dinámica cada uno de los parámetros que inciden en él. Así, ante una desviación, podrás alterar el rumbo, adoptar medidas correctivas y paliar los efectos negativos que conlleva. En caso contrario, es posible que hayas logrado firmar un contrato de muchos miles de euros, pero al final de su ejecución descubrirás que no habrá aportado nada a tus márgenes de beneficio; o peor, que ese contrato habrá sumado pérdidas a tu empresa.
Los programas de software profesional contribuyen a controlar de una manera muy eficiente los costes de un trabajo; te ayudan a realizar los cálculos básicos, a comparar partidas, a hacer seguimientos, a simular resultados en función de que cierto parámetro alcance un valor u otro… Sin embargo, muchas empresas siguen realizando sus presupuestos sin rigor, anotando partidas a mano o en simples hojas de cálculo, con los consiguientes riesgos de cometer errores graves. Es cierto que estos programas tienen un coste a veces elevado, pero su valor para la empresa es fácilmente justificable: si asegura procedimientos claros de control de costes, considera todos los factores que intervienen en el presupuesto y evita errores de bulto, habrá valido la pena su adquisición. Lógicamente, la adopción de un software específico requerirá formar a tu personal para que su utilización garantice el máximo aprovechamiento de ese recurso.
Hay muchas empresas en las que la venta es el único objetivo: firmar, firmar, firmar… Pero esos empresarios olvidan que firmar un presupuesto sin planificar la compra de las materias primas necesarias, sin valorar adecuadamente el coste de los recursos, sin programar tu capacidad productiva para cumplir los plazos comprometidos o sin prever la tesorería necesaria hasta que cobres… es como firmar tu propia sentencia de muerte. El descontrol de costes nos lleva a la falta de rentabilidad; y de ahí a la descapitalización sólo hay un paso.
¿Cómo evitarlo?. Implementar software específico para tu negocio, abaratar costes de producción, eliminar gastos superfluos o profesionalizar la gestión de la empresa son elementos esenciales. Pero nada de eso te llevará a los beneficios si no adoptas conscientemente la idea de que vender con pérdidas no es una opción; por importante que creas que es el cliente para tu empresa o para tu “currículum”, actuar con #responsabilidad es tu primera obligación. Por eso, nunca debes olvidar esta frase: si genera pérdidas no es un buen cliente.