Muchos profesionales defendemos la tecnificación como factor esencial para alcanzar cotas de productividad superiores en nuestras empresas. 
La transformación digital, de la que tanto se habla ahora, se centra en la adopción de modelos de negocio disruptivos, renovando todo lo que hacemos para darle un enfoque radicalmente distinto, volcando la tecnología hacia el cliente; pretende situar a la empresa en un nivel más alto, en el que nos planteamos el negocio como una actividad integrada, donde todos los factores productivos se unen para lograr mejoras cualitativas superiores a la aportación de cada uno de esos factores por separado.
Es precisamente la integración tecnológica la que marcará las diferencias. Y, por ello, a la hora de adoptar nuevas tecnologías es vital asegurarse de que las inversiones a realizar suman, no restan.
A la hora de implantar nuevas soluciones tecnológicas, especialmente en lo que se refiere al software, será necesario un análisis previo completo, en el que se dibuje el escenario resultante y se evalúen las consecuencias positivas y negativas de su adopción, prestando especial atención a ciertos temas:
- Adaptación global a nuestro negocio (idoneidad)
- Posibilidad de implantación por etapas (aconsejable en aplicaciones más complejas)
- Integración con nuestros programas actuales (evitar datos repetidos, documentación duplicada, facilidad de exportación/importación…)
- Servicios incluidos y necesidades adicionales: tales como los de mantenimiento y resolución de dudas o la atención ante problemas de operatividad. Se trata de tener claro todo lo que incluye el precio a pagar y lo que vamos a tener que soportar en el futuro, lo que necesitaremos implementar adicionalmente, etc.
- Programas del proveedor para el aprendizaje de los usuarios, planes de formación, etc. Las aplicaciones llave en mano deben incluir la tutoría de los usuarios para alcanzar los niveles de uso estándares cuanto antes. No es solo formar, también hacer que los usuarios comprendan el manejo y sepan obtener las ventajas que se buscan.
En cuanto al hardware, los fabricantes están permanentemente innovando, reinventando los dispositivos que ponen a nuestro alcance. Pero no se trata tanto de adquirir el último modelo tecnológico del mercado como de aprovechar los avances de las nuevas tecnologías para optimizar la actividad de nuestra empresa. Para ello, debemos evaluar los medios tecnológicos de que disponemos, lo que nos ofrece el mercado, su coste de adquisición e implantación y, sobre todo, las mejoras de productividad que nos permitirá alcanzar. Los factores a considerar serán técnicos y económicos, y deben encajar perfectamente con nuestro objetivo final.
Llevando este post a su vertiente práctica, en la última auditoría informática realizada a un cliente revisamos, entre otros, los siguientes elementos:
- Análisis de los equipos existentes: fabricante, tipo y modelo, antigüedad y desgaste, versiones de sistema operativo, procesadores, memoria y prestaciones básicas, necesidades del software con que operan, etc. Posibilidad de reubicación y aprovechamiento en puestos con menores requerimientos.
- Sistema de seguridad actual: antivirus y cortafuegos, política de contraseñas, disponibilidad de copias de seguridad.
- Inversión a realizar: determinar necesidades y ubicaciones, considerando prestaciones de los equipos, movilidad, seguridad, carga de trabajo de los usuarios, etc.
- Servidor: tipo de equipo, garantía del fabricante, fiabilidad, sistema operativo, virtualización, dispositivos de seguridad, automatización de las copias…
- Formatos y prestaciones de los equipos a implantar: dispositivos fijos y portátiles, periféricos, cableado de red informática, equipos wifi, etc.
- Coste de propiedad: como en cualquier otra inversión, debemos analizar los dispositivos a adquirir, su precio en el mercado, el plan de amortización, garantías prestadas por los fabricantes, servicios de mantenimiento y reparación, financiación disponible, coste de oportunidad de los recursos comprometidos, etc.
Si no se conoce bien la oferta del mercado, las prestaciones de las máquinas a adquirir o sus costes futuros, siempre es recomendable dejarse guiar por profesionales, que tendrán en cuenta todos los factores antes de aconsejar una inversión.