Cuando comienzo un proyecto organizativo con una empresa, una de las cosas que primero suelo pedir es un Balance de Sumas y Saldos actualizado, por la cantidad de información que te facilita. 
Como punto de partida, un simple balance te indica muchas cosas de la compañía: su nivel organizativo, su interés por reflejar el día a día de su actividad, la disponibilidad de sistemas de control, sus preocupaciones por el cumplimiento legal, la calidad de su personal administrativo-contable o la importancia que la empresa concede a sus registros. Además, el balance te informa de la actividad de la empresa, de sus fuentes de ingresos, de sus principales cargas, de su nivel de endeudamiento o su política de crédito a clientes… Luego vendrán entrevistas más o menos serias, charlas informales, observación, análisis y estudios detallados, que te permitirán hacerte una composición de lugar bastante aproximada de la compañía.
Si dispones de la información solicitada con rapidez te das cuenta de que detrás de la fachada externa de la empresa hay personas preocupadas por su gestión y su control: percibes transparencia y ganas de hacer las cosas bien. ¡Si, por el contrario, las respuestas son vagas, inconcretas, si se demora el envío de documentación… algo no marcha!
Las empresas no pueden operar sin registros al día. El cumplimiento de normas, el pago de impuestos, la información que se comparte con administraciones, entidades y terceros… todo ello te obliga a mantener un sistema contable permanentemente actualizado. Por eso, la cara de tu interlocutor cuando pides un Balance de Sumas y Saldos suele ser un buen reflejo de lo que te vas a encontrar.
Como ejemplo, una experiencia personal. En cierta ocasión tuve que hacer un trabajo de puesta al día de una contabilidad, que estaba, en palabras del director de la empresa, “algo atrasada…”. Cuando me puse manos a la obra me enteré de que el responsable de la contabilidad se había marchado de la empresa varios meses antes, y de que el departamento administrativo se reducía a un comercial y una chica que estaba estudiando y al mismo tiempo practicando para ser administrativa. Los documentos estaban bastante bien archivados y había un ordenador sobre la mesa, lo que daba cierta tranquilidad. Cuando sacamos un Balance de Sumas y Saldos descubrí, asombrado, que ni siquiera reflejaba la cifra de Capital Social.
La organización del departamento y la puesta al día de esa contabilidad llevaron bastante tiempo; una vez que tuve datos fiables y pude realizar un análisis coherente, las conclusiones fueron evidentes: la empresa tenía un importante agujero económico, una delegación comercial altamente deficitaria, una estructura de costes inasumible…. Con el tiempo la empresa se saneó, y me consta que nunca más se produjeron retrasos en su contabilidad.
Afortunadamente las cosas han ido cambiando; los empresarios son cada vez más conscientes de la necesidad de mantener sus registros al día, y la propia presión normativa hace que pocas empresas lleven la contabilidad con retraso; sin embargo, los registros contables siguen considerándose un imperativo legal, una forma de “cumplir normas” y no un instrumento de información para la toma de decisiones.
Frente a esta idea generalizada, los profesionales defendemos la necesidad de contar con una contabilidad puntual, fiable y veraz como medio para conocer la marcha de la empresa y ayudar en la toma de decisiones a la gerencia, y no sólo como una tarea administrativa para “cumplir normas”. Lograr ese cambio de mentalidad en los empresarios es un reto permanente, porque exige organizar la empresa de una forma seria, contemplando todas las operaciones que se realizan, los flujos de documentos y la forma en que estos se vuelcan en el sistema contable.
Cuando se logra estaremos mucho más cerca de que, al pedir un Balance de Sumas y Saldos, la respuesta sea inmediata y transparente, sin que nuestro interlocutor ponga cara de póquer. Y esa empresa estará mucho más cerca de lograr que su gestión sirva para mucho más que cubrir el expediente.